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Beneficios y Desventajas de un Servicio de Nómina

March 9, 2012

Lourdes López

Nominas
Corbis Images

A menudo los negociantes tienden a desarrollar todas las actividades que demanda su empresa y olvidan mejorar la eficiencia empresarial, opinan los expertos. El empresario puede revertir esa tendencia al delegar funciones y una de ellas es la nómina del personal, payroll en inglés. Los cheques de un establecimiento demandan no solo tiempo, sino experiencia y conocimiento para su proceso, por lo que el propietario debe decidir cuando le conviene contratar un servicio de nómina externo.

La nómina contempla varios rubros que muchas veces el propietario de un negocio desconoce, opina Roberto F. Gallegos fundador de www.rfgnegocios.com y añade que ésa es una de las razones por las cuales una compañía no crece. El experto indica que para lograr éxito, el dueño de un negocio debe dejar que otros realicen ciertas funciones. Manejar los cheques del personal incluye tener presente el historial financiero de un trabajador y sus ingresos; calcular retenciones, deducciones, reportes anuales, bonos y el pago por tiempo no trabajado como vacaciones, días festivos o de enfermedad. También requiere conocer los tipos de contrataciones como las de tiempo parcial, completo o de trabajadores independientes.

"Si un negociante desconoce las deducciones gubernamentales en un cheque está en riesgo de enfrentar multas que tal vez no pueda absorber", explica el profesional. "En mi opinión todas las compañías pequeñas o grandes deben contratar con un servicio de nómina y tener sus libros en orden y actualizados. Así evitan desequilibrios que impiden el crecimiento de una empresa". Gallegos recomienda analizar la conveniencia de contratar una empresa para la nómina, y en ese caso, llevar a cabo una investigación completa de esa organización, antes de solicitar sus servicios.

Uno de los beneficios de contar con una organización especializada en el proceso de cheques es el tiempo y el ahorro de dinero ya que no se necesita contratar empleados para hacer esa tarea. Evita la inversión en programas de computación y la ayuda técnica para su mantenimiento. El empleador no tiene que calcular la retención de impuestos federales y estatales, ni los beneficios que otorga la empresa a su personal, como seguro médico y de retiro. La compañía se encarga de hacer los depósitos al gobierno federal y estatal y elabora declaraciones y reportes al Servicio de Impuestos Internos, IRS, y al Seguro Social. Así el empresario evita sanciones por el incumplimiento de esas regulaciones. Las empresas que ofrecen ese servicio están al tanto de los cambios en impuestos, planes de retiro y otras disposiciones gubernamentales.

El servicio de nómina cuesta y el precio está en relación al número de empleados. Si se cuenta con pocos empleados la nómina podría hacerse internamente, siempre y cuando el empresario o el empleado asignado a esa tarea sea capaz de realizar el trabajo. El costo del servicio de nómina varía. Si el empresario contrata una compañía nacional seguramente pagará una cuota más alta que si trata con una compañía local. Consulte la lista de compañías del IRS, http://www.irs.gov/efile/lists/0,,id=101120,00.html.
Contratar a un servicio externo conlleva riesgos, ya que esa empresa tiene acceso a la cuenta bancaria de la compañía y maneja datos confidenciales de los empleados y la empresa. El empleador debe investigar a fondo la compañía, verificar las referencias e investigar su comportamiento con otros clientes. Aunque la mayoría de empresas que hacen nóminas tienen políticas estrictas de privacidad, siempre existe un riesgo.

En toda contratación de servicios existe un lado bueno y otro no tan bueno. La nómina de empleados no es la excepción y el propietario debe decidir entre tomarla y disponer de más tiempo para impulsar su negocio o evitar gastos y hacerla por su cuenta. Para ambas situaciones debe considerar los beneficios y desventajas que implican esa decisión y tener presente que mantener la nómina y los libros de contabilidad en regla es un aspecto relevante para lograr el crecimiento de su empresa.

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