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Reuniones Más Productivas

Julio 13, 2011

ImpreMedia

Reuniones
Getty Images

Las reuniones de trabajo son la herramienta más apropiada de un negocio para elaborar planes, afinar estrategias y evaluar resultados. Sin embargo, pueden ser poco efectivas y una pérdida de tiempo y recursos de la empresa, si son mal llevadas.

Puesto que el tiempo laboral es el recurso empresarial que más se consume en las juntas, éstas son costosas para la compañía pero los beneficios lo justifican, por ello la importancia de planearlas con objetivos bien definidos.

Para optimizar el tiempo sigue las siguientes recomendaciones:

1. Elimina las reuniones informativas y las reuniones de los lunes a primera hora. La vieja costumbre de reunirse el lunes a primera hora es una pérdida de tiempo, pues los empleados aún no se han puesto al día con el trabajo acumulado del fin de semana. Asimismo las reuniones "informativas" no tienen sentido, pues la información debe circular internamente a través de otros medios y los empleados deben llegar a sus reuniones de trabajo con la información ya procesada.

2. Comienza tu reunión diciendo el propósito de la misma. Acostumbra a verbalizar los objetivos y las metas de la reunión para claridad de todos los participantes.

3. Termina tu reunión haciendo un recuento de los acuerdos tomados y tareas asignadas. Al salir de la reunión cada participante debe saber a qué decisiones llegaron y qué le toca hacer para el logro de los objetivos y metas comunes.

4. Las reuniones de trabajo deben ser conducidas por el líder del proyecto. Cada departamento de la empresa tiene sus diferentes proyectos y líderes de las mismas. Cada líder de proyecto es responsable de planear, organizar, conducir y dar seguimiento a las reuniones a cargo del proyecto que lidera.

5. Realice reuniones de pie. Cuando se toca un punto emergente y la reunión sea corta, realice la junta con los participantes de pie para abreviar tiempo, así cada quien será conciso y concreto.

6. Defina la duración de la junta. Cada reunión de trabajo debe tener una hora de inicio y una hora de terminación, y respetarse rigurosamente. El tiempo máximo debe ser de hora y media, juntas más prolongadas tienden a divagar y desviarse fácilmente del tema central.

7. La puntualidad es clave. La reunión inicia sin importar quién esté ausente, es responsabilidad del encargado de llevar la reunión iniciar con los que estén presentes y concluir en el tiempo acordado. Si quedan puntos sin discutir o sin resolver, se agendan para una siguiente fecha dependiendo la importancia del asunto.

8. Lleve una orden del día y cúmplala. Acostumbre a los participantes de la reunión a conocer los puntos de la agenda, previamente de preferencia. Mientras más información anticipada tengan los participantes más preparados llegan a la reunión y se eleva el nivel de su participación.

9. Cuide la logística. Asegúrese de que cuenta con los recursos materiales necesarios para llevar la reunión. No improvise.

10. Tome notas y dé seguimiento. Asegúrese de que se lleve la minuta de la reunión, envié una copia de los acuerdos y tareas a cada participante y haga seguimiento de los compromisos y responsabilidades asignadas.


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