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Implicaciones Financieras de Terminar el Contrato con un Cliente

November 14, 2011

ImpreMedia

Negocios
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Ningún negocio quiere dar por terminado el contrato con uno de sus clientes. Pero tenga presente que un contrato es el acuerdo de voluntades entre personas (físicas o morales) por medio del cual las partes establecen un compromiso definiendo los derechos y obligaciones de cada una.

En consecuencia, el contrato mismo establece los términos y condiciones en los que ambas partes (cliente y proveedor de bienes o servicios) habrán de conducirse para beneficio de ambos. En general, cualquiera de las partes puede dar por terminado el contrato en cualquier momento sin motivo aparente o cuando la contraparte incumple lo convenido, ya sea en calidad, tiempos, precio o por morosidad de pagos, entre otras causas.

Tanto el contrato como las políticas de la compañía de relación con los clientes, deben ser dadas a conocer al momento de firmar el contrato y explicarse en detalle de ser necesario. En especial han de explicarse las partes que se refieren a la terminación del contrato, pues de ello depende la buena salud de la relación con el cliente.

La violación a los términos del contrato o a las políticas de la empresa puede llevar a terminar el contrato, si así lo analiza la gerencia del negocio. También si encuentra que el cliente ha violado cualquier ley estatal, federal, regional, departamental, ley internacional o regulación que, por ejemplo, infrinja derechos de propiedad intelectual como copyright, trademark, patentes o cualquier otro derecho de autor o propiedad de la empresa.

Cláusula de Terminación

El contrato debe incluir una cláusula de Terminación en la que se establece que la empresa se reserva el derecho de refutar o negar servicio a cualquiera, y que a su absoluta discreción puede dar por terminado el contrato o acuerdo si el cliente incurre en lo mencionado.

Es claro que perder un cliente implica pérdidas de tiempo y dinero. Pero es preferible respetar los propios términos del negocio que conservar clientes a toda costa, pues la disciplina empresarial se refleja en la imagen del negocio hacia el exterior (el resto de la clientela de la empresa), y en establecer una cartera de clientes de calidad.

Finalmente, su negocio puede reservar el derecho de hacer cambios a los términos del contrato, y si es el cliente el que da por terminado el contrato, deberá seguir las instrucciones de cancelación expuestas en su momento, que incluye pagos pendientes por servicios recibidos, reembolso de servicios prepagados y costos de reactivación del servicio cuando el cliente quiere restaurar su cuenta.

Aunque ningún negocio quiere perder clientes, en el mundo de los negocios ocurre continuamente. De ahí lo importante de que su negocio establezca claros procedimientos de terminación de un contrato para prevenir y minimizar el impacto financiero de dejar ir a un cliente.

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