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Como Manejar el Acceso de Empleados a Recursos de su Compañía

November 14, 2011

ImpreMedia

Negocios
iStock

Si alguien le pide prestado las llaves de su automóvil o le pide que usted lo hospede en su casa, lo primero que usted siente es un poco de inseguridad por no saber si le van a cuidar sus propiedades. El mismo miedo se siente cuando usted tiene que darles acceso a las llaves de su negocio a sus empleados. Pero en el mundo de los negocios, es imposible que usted controle cada aspecto de su empresa y es necesario que usted delegue responsabilidades.

El primer paso a tomar es asegurarse de chequear los antecedentes y las recomendaciones personales de sus empleados a la hora de contratarlos. Si sus empleados manejan vehículos de la empresa o tienen que estar a cargo de dinero en efectivo, lo mejor es tener personas idóneas que no tengan un historial criminal o antecedentes de consumir drogas adictivas o problemas de apuestas.

Al mismo tiempo, diseñe pólizas de uso de recursos de la empresa tales como correos electrónicos, computadoras, vehículos y maquinaria. Explique estas reglas claramente a sus empleados y hágales firmar un memorando de entendimiento. Así usted tiene por escrito un acuerdo de conformidad de cómo se deben utilizar estos recursos.

Por lo general, los pequeños y medianos negocios de Latinos tienden a tener familiares trabajando con ellos. Esto hace un poco mas fácil el dar acceso a recurso claves y confiar "las llaves" de su negocio a otras personas. Pero esto también presenta ciertos riesgos que usted debe tener en cuenta. Usted también debe hacer firmar las pólizas de uso de recursos de la empresa a sus familiares. Explíqueles que ellos deben ser ejemplares en sus funciones y sea imparcial a la hora de enfrentar problemas disciplinarios.

En el uso de correos electrónicos y programas, haga hincapié en el uso de contraseñas (passwords en inglés) que sean seguras y que no sean un riesgo de seguridad para su compañía. Si alguien es el encargado de las llaves para abrir un negocio, deles un juego de llaves extras y usted siempre mantenga las llaves maestras en su poder. Si su empresa tiene vehículos que son conducidos por empleados, haga exámenes al azar de nivel de alcohol y drogas a los conductores y monitoree su historial de manejo. No dude en invertir dinero en capacitación de cómo conducir de manera segura y en precauciones técnicas.

Para resumir, si usted contrata los empleados indicados, los entrena e informa en como hacer su trabajo de manera eficaz y les proporciona las herramientas adecuadas, usted no tendrá problemas en confiarles el acceso y manejo de asuntos neurálgicos de su negocio.

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