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Manejo Adecuado de las Bases de Datos de Clientes

July 9, 2010

ImpreMedia

Base de datos
Corbis Images

Para cualquier negocio, construir, utilizar y expandir el poder de una base de datos de clientes es primordial para tener éxito. Para las pequeñas empresas, la creación de buenas relaciones a largo plazo con los clientes es esencial, y tener una buena base de datos es el primer paso.

Si bien tener una buena base de datos de los clientes tiene sentido, un número sorprendente de pequeñas empresas no tienen una, dice Rafael Barreda, especialista en pequeñas empresas del Centro de Desarrollo de la Pequeña Empresa de la Illinois Hispanic Chamber of Commerce (IHCC).

Uno de los primeros pasos para cualquier negocio, es crear un sistema para capturar y organizar la información de los clientes. Esta información puede incluir detalles de los clientes como nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, preferencias de los consumidores, historia de compras y más. Es importante tener toda esta información centralizada en un solo lugar, y hay varios programas que le pueden ayudar.

Uno es Microsoft Access, un programa popular de la misma empresa que vende el paquete de software Microsoft Office (vea: http://office.microsoft.com/es-hn). Requiere el uso de una computadora y se puede comprar como parte del paquete Office o por separado a un costo de alrededor de $150.

Otro programa es ACT (www.Act.com). Este, es un poco más caro, pero es una herramienta poderosa y tiene muchas ventajas. Con ACT, por ejemplo, si llama un cliente, usted puede tener acceso instantáneo a los detalles sobre ese cliente en un solo lugar en su computadora. También puede ayudar con tareas de mercadeo, y comunicarse con otras herramientas externas, como los sitios de redes sociales (Facebook y Twitter, por ejemplo).

Es importante asegurarse que el tipo de datos que está recogiendo como dueño del negocio es el tipo de información que necesita para crecer. Concéntrese en su mercado objetivo y asegúrese de que es fácil para usted obtener esa información de los clientes potenciales. Si tiene problemas en obtener la información adecuada para su base de datos, usted podría ofrecer promociones especiales u otros incentivos.

"La información de contacto es buena para el envío de promociones y publicidad para atraer clientes y para que ellos regresen. Pero al mismo tiempo, puede utilizar otro tipo de información, como datos sobre las tendencias y patrones de compra y sobre los clientes en conjunto: lo que están haciendo, lo que están comprando, y cuáles son algunas de las tendencias que se pueden identificar a un nivel más macro", agrega Barreda.

La publicidad enviada por correo electrónico (conocida como "Email blasts") a los clientes también es muy útil. Pero la tecnología y el internet van mucho más allá que el correo electrónico. El secreto es empezar de forma sencilla y mejorar constantemente. Hay muchos programas que son gratis o de bajo costo y que pueden ayudarle a obtener información útil de su sistema de correo electrónico o de su página de Web para dar seguimiento a sus clientes.

Google (www.Google.com) es una de las empresas informáticas más populares en el internet. Sus productos, como buscadores de textos e imágenes, por ejemplo, son gratis. Si usted ha creado una página de Web para su negocio, el sitio Google Analytics (www.google.com/analytics) puede ayudarle a entender quienes han visitado a su página, cuantas veces la han visitado y como la encontraron. Es una manera de entender al comportamiento de sus clientes e identificar a los clientes potenciales, siempre agregando toda esta información a su base de datos. Así usted tendrá una base de datos mucho más amplio.

Hay muchas herramientas y cada negocio es diferente. En general, también hay algunos errores que se deben evitar. Cuando se utiliza la base de datos para conseguir clientes, asegúrese de que los mensajes están desarrollados teniendo objetivos específicos en mente y que además sean relevantes para su público, aconseja Barreda, de la IHCC. Asegúrese tambien de no inundar a sus clientes con demasiados mensajes o, peor aun, con mensajes contradictorios o irrelevantes. De lo contrario, usted puede correr el riesgo de dañar su negocio en general o los mensajes podrían terminar en la casilla de correo no deseado.

Para más ayuda, busque los centros de desarrollo de la pequeña empresa en su ciudad o estado. O visite la Administración de Pequeños Negocios (Small Business Administration), www.sba.gov/espanol/ o Consejeros para los Pequeños Negocios de América (SCORE), http://www.score.org/hispanic.html

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