Definitivamente poner en marcha y administrar un negocio no es tan fácil "como soplar y hacer botellas", como dicen algunas abuelas. Pero mucho menos fácil es tener un negocio en marcha y, al mismo tiempo, generar suficientes excedentes de liquidez para poder ahorrar. Pero tampoco es imposible.
Para ello es importante que tenga presentes algunas reglas que le permitirán generar algunos ahorros, al menos para comenzar, sin morir en el intento. La regla, si no de oro por lo menos primordial, es tener un presupuesto; pero más que tenerlo es clave que lo use. Si su empresa conoce al dedillo las entradas y salidas (ingresos y gastos) le será mucho más fácil saber en qué está gastando más y, por lo tanto, sobre cuáles rubros puede comenzar a hacer recortes o poner en marcha estrategias para reducirlos. En el presupuesto está la fuente del ahorro.
Pero tenga mucho cuidado. Ser avaricioso no equivale a ser ahorrador. Una cosa es economizar y otra muy distinta es negarle a la empresa el uso de los recursos que necesita para que funcione propiamente. Es tal la importancia del presupuesto en la vida de una pequeña empresa, que organizaciones como la Small Business Administration (SBA) www.sba.gov/espanol/ Consejeros para los Pequeños Negocios de América (SCORE) www.score.org, (página en inglés) tienen cursos y entrenamiento específico en esta área de la administración.
La segunda regla que debería tener presente es que no todo recorte en un gasto equivale a un ahorro. De allí la importancia de conocer cada sección de su empresa para poder tomar decisiones a la hora de generar ahorros. Por ejemplo, si al hacer el presupuesto descubre que su empresa está gastando una suma importante en consumibles, como la tinta para la impresora de la gerencia, es la hora de considerar planes alternos como la compra (o arrendamiento financiero) de una impresora centralizada con la que pueda controlar el uso de ese servicio. Otra alternativa para el ejemplo de la tinta es usar aplicaciones de computador para recibir los faxes que le llegan a la compañía, a cambio de la máquina de fax con la que, además de tinta, gasta papel.
En el servicio de teléfono y en los gastos financieros, especialmente los de tarjetas de crédito y préstamos bancarios, están las principales fuentes de "gastos escondidos" sobre los que los administradores de las empresas suelen poner menos cuidado. La mejor forma de bajar estos gastos, antes de prescindir del uso de tales servicios es el negociar. En términos prácticos, no es otra cosa que llamar a la empresa telefónica y pedir que le den planes especiales y descuentos que por lo general siempre tienen a disposición del cliente como mecanismo de retención. Si no lo tienen, usted puede cambiar de empresa telefónica que, al fin y al cabo, para eso existe la competencia. Igual ocurre con las tasas de interés.
"Mi trabajo es recibir las llamadas de los clientes comerciales y convenir reducciones en la tasa de interés. En la mayoría de los casos tenemos la discrecionalidad de bajar puntos o de ofrecer planes de uso de la tarjeta de crédito por un año o seis meses sin intereses", comenta un agente de un centro de llamadas de un banco comercial en San Antonio, Texas que tiene oficinas en más de 20 estados de la unión. Cambiar de banco es otra opción. Siempre hay ofertas de transferencia de saldo en la que puede reducir la tasa o ganar tiempo con cero interés sobre el saldo transferido.
La estrategia de la negociación la puede usar casi en todos los casos y áreas de su negocio. Si la actividad de su empresa depende, por ejemplo, del servicio de correo o paquetería, las empresas de mensajería tienen planes que dependen del volumen, la forma de pago y hasta de la hora de colección y entrega. Puede incluso ponerse de acuerdo con la empresa vecina para negociar un paquete de despachos y las compañías de correos están listas para escuchar su oferta.
Por último está la estrategia del reciclaje. Si su negocio genera material que puede ser revendido, dedique tiempo para separarlo, empacarlo y llevarlo a los centros de acopio. Comuníquese con la empresa que presta el servicio de recolección de desperdicios y ponga en marcha su propio programa de reciclaje. El efectivo que obtenga lo puede usar, por ejemplo, para comprar el agua o los consumibles de cafetería.
No se quede en planes, actúe. Nunca es tarde para comenzar, pero entre más pronto mejor pues el ahorro se traduce en dinero y el dinero tiene valor en el tiempo.
