"El que sabe lo que debe, sabe lo que tiene", dice el dicho popular. En materia de administración de negocios nada es más cierto.
En realidad, "el principal problema que aqueja a las empresas que asesoramos es el tema contable. El empresario tiene serias dificultades al manejar el efectivo y todo lo relacionado con sus finanzas", afirma un asesor de Acción Texas, una organización que ofrece ayuda a los microempresarios para obtener recursos de capital a los que no pueden acceder por las vías regulares de crédito comercial.
Según los conceptos de contabilidad básica, el objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos. En términos simples, podemos definir a los activos como todos los bienes y derechos de una empresa y los pasivos como las deudas, es decir, el conjunto de recursos financieros obtenidos para el desarrollo las funciones y estimaciones de gastos futuros de dicha empresa. De allí la frase del comienzo: el que sabe lo que debe, es decir los pasivos, sabe lo que tiene, es decir los activos.
Si su empresa tiene dificultad para manejar el flujo de caja, que proviene esencialmente de su facturación (el centro de su negocio) también tendrá dificultad para cubrir sus obligaciones, ya sean préstamos bancarios o, incluso, el pago de salarios e impuestos.
Si se tiene en cuenta que el capital de trabajo puede definirse como la diferencia entre los activos y los pasivos corrientes (inmediatos o de corto plazo) de la empresa, es importante que usted sepa cómo administrar cada dólar que le entra a su compañía por concepto de ventas, cuyo dinero va a la caja o al banco, así como también es vital controlar las cuentas por cobrar.
Una cartera mal administrada puede ser la puerta de entrada a una situación de insolvencia y, casi sin que haya tiempo a reaccionar, es el camino directo a la quiebra y todo lo que esta conlleva en un país en el que perder el crédito es una carga muy pesada de llevar.
Más allá de llegar a un buen restaurante conduciendo un auto del año para almorzar con un cliente potencial, la tarea principal de un buen gerente o administrador de una empresa es procurar mecanismos que mantengan un buen flujo de caja. "El flujo de caja es la sangre que mantiene viva la empresa", dice www.planware.org (página en ingles), un recurso muy utilizado por entrenadores y asesores de pequeños negocios.
Entonces, las bases sobre las que se sustenta la administración del capital de trabajo están representadas en el buen manejo del nivel de liquidez (nuevamente flujo de caja, es decir la disponibilidad del dinero). La clave es que debe existir un buen margen entre los activos corrientes de la empresa y sus pasivos. Por ejemplo, si su empresa tiene ingresos mensuales de US$10,000, derivados de sus ventas, pero tiene que pagar obligaciones mensuales equivalentes al mismo nivel de ingresos significa que no tiene margen entre activos corrientes y pasivos corrientes. Detrás de esa situación hay un problema que debe identificar y corregir de inmediato. Ese es el pilar del manejo del capital de trabajo.
Aunque es importante que usted, como propietario de una empresa, se dedique a hacer negocios mientras otro se encarga de las cuentas, no está de más que tenga idea de los elementos más importantes para el manejo del capital de trabajo.
Para eso hay infinidad de herramientas y de organizaciones que están esperando por usted para ayudarlo con la administración de su empresa. En todos los estados hay recursos para ello y uno de los más reconocidos es la Small Business Administration (SBA). A nivel federal está www.business.gov (página en ingles) que lo conecta con recursos en todas partes del país.
Además, hay organizaciones no gubernamentales y otras que reciben ayuda de las ciudades, estatal o federal dedicadas a fomentar y a proveer recursos y entrenamiento para pequeñas empresas. Por ejemplo en California está la California Small Business Association (CSBA), en Nueva York el Small Business Development Center y en Chicago el Business Assistance Center. En todas estas organizaciones le ofrecen recursos para que aprenda a manejar el capital de trabajo.
Recuerde, no sólo es abrir el negocio y recibir el dinero de las ventas; también hay obligaciones que no dan espera. Si logra mantener un buen margen de diferencia entre las primeras y las segundas, es posible que se gane el privilegio de disfrutar del auto del año y estacionarlo frente a un buen restaurante mientras almuerza con un cliente potencial que, seguro, más adelante pagará las cuentas de su empresa.
